La prima cunoaștere a corespondenței de afaceri se poate obține impresia că este un sistem prea complicat. De fapt, diferite tipuri de scrisori de afaceri corespund organic nevoilor individului în interacțiune.
Scrisoare de afaceri privind cooperarea
Prima punte între potențialii parteneri viitori este, de regulă, o scrisoare comercială privind cooperarea. Reprezentanții celor două firme pot cunoaște deja și pot purta negocieri preliminare, dar contactul oficial va fi scrisoarea privind cooperarea.
Puncte importante pentru acest document:
- apel la o anumită persoană;
- o referire la întâlnirea sau la o sursă de informații despre această firmă;
- un rezumat al fondului problemei;
- tabele, prețuri și alte informații suplimentare este mai bine pentru a trimite în cerere.
Scrisoare de afaceri a reuniunii
Dacă va reuși, următorul pas va fi o scrisoare de afaceri a întâlnirii. Acest tip de scrisori de afaceri poate reduce numărul de etape intermediare ale negocierilor și poate afecta succesul viitoarei întâlniri. Partea interesată ar trebui să se gândească la detaliile celor mai mici detalii:
- reglementări;
- ordinea de zi;
- articulează probleme pentru discuții;
- să sublinieze gama de probleme secundare care ar putea apărea în acest proces;
- să pregătească aplicații de informare, ceea ce este recomandabil ca cealaltă parte să citească înainte de întâlnire.
O astfel de scrisoare de afaceri prudentă va contribui la evitarea neînțelegerilor, a discrepanțelor, a altor momente neplăcute care ar putea afecta rezultatul negocierilor. Pe baza rezultatelor negocierilor, este scrisă o altă scrisoare de afaceri despre întâlnire - dar deja sub forma unui raport privind rezultatele obținute. Aceasta are același scop: să se asigure că partenerii interpretează în mod corect acordurile încheiate. Cea de-a doua parte este invitată să confirme procesul-verbal al reuniunii sau să facă modificări, de regulă, pentru o zi.
Alte tipuri de corespondență de afaceri
Cu relații deja stabilite, cel mai adesea, aceste tipuri de scrisori de afaceri, cum ar fi o solicitare de scrisoare de afaceri și, în consecință, o scrisoare-răspuns. Cu orice schimbări în aranjamente sau când sunt necesare informații suplimentare, o firmă trimite o altă scrisoare de solicitare.
Pentru a menține relațiile de afaceri existente sau pentru a stabili relații de afaceri noi, sunt furnizate astfel de tipuri de scrisori de afaceri ca scrisoare de afaceri de invitație și scrisoare de publicitate de afaceri. Firma poate organiza o conferință, o expoziție, un seminar și așa mai departe - și invită parteneri reali și potențiali, în persoana conducerii sau a întregii echipe. Va fi mai ieftin să trimiteți o scrisoare de vânzări, dar întoarcerea din acesta este mult mai mică.
Eticheta de afaceri implică o scrisoare de recunoștință ca răspuns la îndeplinirea cererii de către contrapartidă sau pentru o altă cooperare.
Unele tipuri de corespondență de afaceri pot fi mai greu de scris. Acestea sunt:
- scrisoare de afaceri de refuz;
- scrisoare de afaceri cu scuze;
- afirmații de afaceri;
- cerere scrisă de afaceri.
În aceste documente, este deosebit de important să se mențină un ton binevoitor și respectuos. În ceea ce privește scrisoarea de cerere, atunci, conform regulilor eticii de afaceri, formularea de pledoarie este folosită chiar și în acele cazuri în care în viață ar exista o cerere.
Ce să căutați în corespondența de afaceri:
- un moment important pentru orice scrisoare de afaceri este un recurs la o anumită persoană, cu ortografia corectă a numelui complet, a poziției, a numelui companiei;
- indiferent dacă scrieți o scrisoare electronică de afaceri sau o scrisoare de hârtie - ar trebui să fie pe antetul companiei cu toate cerințele;
- etica, corectitudinea și respectul - singurul ton acceptabil pentru scrisorile de afaceri.
- scrisoarea ar trebui să fie susținută într-un stil uscat, de afaceri - este mai bine să evitați transformările emoționale din discursul obișnuit.
O scrisoare de afaceri, scrisă cu aceste nuanțe în minte, va face o impresie mai bună despre expeditorul tău. Și în lumea afacerilor, acest lucru va ajuta la deschiderea ușilor potrivite.